Teil 4: Was muss dokumentiert werden – und wie?

Ein gutes BEM beginnt mit Vertrauen.
Aber Vertrauen braucht Transparenz – und das bedeutet: eine saubere, vollständige und nachvollziehbare Dokumentation.

In der Praxis jedoch erleben viele Lehrkräfte das Gegenteil:
Unvollständige Protokolle, fehlende Aussagen, einseitige Darstellungen – oder überhaupt kein Nachweis darüber, dass ein BEM tatsächlich stattgefunden hat.

Deshalb hier die wichtigsten Grundsätze zur Dokumentation im BEM-Verfahren.

1. Es muss dokumentiert werden – das ist keine Kür, sondern Pflicht

Laut § 167 Abs. 2 SGB IX ist der Arbeitgeber verpflichtet, das BEM ordnungsgemäß durchzuführen – dazu gehört eine dokumentierte Gesprächsführung.
Auch der BEM-Leitfaden des Kultusministeriums Bayern fordert ausdrücklich, dass:

Datum,
Teilnehmende,
Inhalte,
und vereinbarte Maßnahmen
schriftlich festgehalten werden.

Fehlt diese Dokumentation, kann der Arbeitgeber nicht nachweisen, dass ein BEM stattgefunden hat – weder intern, noch vor Gericht.

2. Was muss ins Protokoll? – Und was nicht

Unbedingt dokumentiert gehören:

wer anwesend war (mit Funktion),
ob du zugestimmt hast (schriftlich oder protokolliert),
welche Inhalte besprochen wurden (z. B. Belastungen, Wünsche, Vorschläge),
welche Maßnahmen vorgeschlagen und ggf. vereinbart wurden,
ob es eine Folgeterminvereinbarung gibt.

Nicht ins Protokoll gehören:

medizinische Diagnosen oder Details (außer du willst das ausdrücklich),
persönliche Wertungen über dich,
Aussagen, die du nicht getroffen hast.

Du darfst jede Passage, mit der du nicht einverstanden bist, verweigern, streichen lassen oder ergänzen.

3. Darf ich die Unterschrift verweigern?

Ja.
Wenn du dich im Protokoll nicht korrekt wiedergegeben fühlst, darfst du:

die Unterschrift verweigern,
eine eigene Gegendarstellung hinzufügen (Art. 106 BayBG),
oder Änderungen vorschlagen.

Das Protokoll ist kein Behördenakt, sondern eine vereinbarte Gesprächsdokumentation. Deine Unterschrift ist keine Pflicht – sondern eine Zustimmung, die du geben kannst, aber nicht musst.

4. Gegendarstellung: Dein Recht, wenn du dich falsch dargestellt fühlst

Wenn Aussagen fehlen, verdreht oder einseitig formuliert sind, hast du das Recht, eine schriftliche Gegendarstellung zur Akte zu geben.
Diese muss beigefügt werden – und darf nicht zensiert oder verkürzt werden.

Gerade bei fehlerhaften Protokollen oder Konfliktfällen ist das eine zentrale Möglichkeit, deine Sicht rechtlich abgesichert darzustellen.

Tipp: Zitiere dabei auf konkrete Sätze im Protokoll und stelle deine Korrektur direkt daneben – sachlich, präzise, rechtssicher.

5. Und was ist mit dem Datenschutz?

Das BEM enthält sensible Daten – auch wenn es keine medizinische Untersuchung ist.
Deshalb gilt:

Das Protokoll darf nur mit deiner Zustimmung weitergegeben oder gespeichert werden.
Die Unterlagen dürfen nicht ohne Zweckbindung in der Personalakte landen.
Du kannst jederzeit Auskunft verlangen, welche Stellen welche Daten aus dem BEM erhalten haben.

Bei Verstößen kannst du dich an den Behördlichen Datenschutzbeauftragten oder an das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) wenden.

Fazit: Was nicht aufgeschrieben wird, gilt nicht.

Ein BEM ohne Dokumentation ist wertlos – und ein BEM mit einseitiger Dokumentation ist rechtswidrig.
Wenn du dich nicht korrekt dargestellt fühlst, nutze dein Recht zur Gegendarstellung.
Denn sonst entsteht ein Bild, das mit der Wahrheit nichts zu tun hat.

Im nächsten Teil:
Teil 5 – Häufige Fehler im BEM – und wie du dich wehren kannst